Spotkania biznesowe to stały element prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Jak profesjonalnie przygotować się do spotkania z potencjalnym partnerem biznesowym lub klientem? Co zrobić, żeby zaprezentować się jako obyta i kompetentna osoba z klasą oraz wywrzeć dobre wrażenie na naszym rozmówcy?
Nie ma nic gorszego, niż spotkanie biznesowe z osobą, która jest kompletnie nieprzygotowana. To zwykłe marnowanie czasu drugiej strony, oznaka braku profesjonalizmu i szacunku. Lekkoduszne podejście do tego typu spotkań to niewybaczalny błąd, który może nas kosztować utratę klienta i dobrej opinii w branży, dlatego zawsze dbajmy o to, aby być bardzo dobrze przygotowanym do rozmowy.
Wiedza to nie wszystko. Przekaz niewerbalny, w tym wygląd, to równie ważny element budowania naszego wizerunku, na który zwraca uwagę wielu klientów. Jak prezentować się podczas spotkania? Warto postawić na klasykę – strój powinien być dopasowany do naszej sylwetki, mieć stonowane barwy i nie krępować naszych ruchów. Unikajmy też intensywnych perfum, które mogą rozpraszać rozmówcę. W przypadku kobiet niewskazany jest także mocny, wyzywający makijaż. Oczywiście, jeśli spotykamy się z osobami z branży artystycznej lub reklamowej, nasz ubiór nie musi być zbyt formalny i możemy pozwolić sobie na więcej luzu.
Miejsce rozmów z kontrahentem powinno być dostosowane do charakteru spotkania i typu klienta. Jeśli mamy zamiar przedstawić prezentację multimedialną, spotkać się z gronem profesjonalistów, warto wynająć odrębne pomieszczenie w firmie. Natomiast jeżeli spotkanie będzie mniej formalne, możemy wybrać ustronne miejsce w restauracji, gdzie nie ma zbyt głośnej muzyki oraz tłumów (warto umawiać się w godzinach przedpołudniowych, kiedy to w wielu lokalach nie panuje jeszcze duży ruch). Pamiętajmy, aby nie spóźniać się na umówione spotkanie, punktualność to podstawa.
Istotnym aspektem spotkania o charakterze biznesowym jest zdobycie jak największej liczby informacji o naszym kliencie. Warto postarać się i zaskoczyć rozmówcę wiedzą na temat jego działań i firmy, przeglądnąć stronę internetową, dowiedzieć się, z kim współpracował, zapoznać się z aktualnościami (jest to zawsze mile widziane i doceniane). Oczywiście sytuacją idealną jest spotkanie z osobą decyzyjną.
Jasno określony cel spotkania sprawi, że cała rozmowa będzie przebiegała dynamicznie, konkretnie i z dużym prawdopodobieństwem – efektywnie. Zastanówmy się, co chcemy osiągnąć, jakie są nasze główne założenia? Warto ułożyć wcześniej ramowy plan rozmowy oraz na bieżąco monitorować jej postępy.
Ile powinno trwać spotkanie biznesowe? Wbrew pozorom wielogodzinne pertraktacje wcale nie gwarantują sukcesu rozmów. Zdaniem wielu specjalistów, optymalny czas dyskusji to 30-40 minut, warto na wstępie lub jeszcze podczas umawiania się ustalić z uczestnikami spotkania jego planowaną długość.
Mimo iż stres zwykle działa bardzo mobilizująco, może wpłynąć negatywnie na atmosferę spotkania biznesowego, dlatego warto nabyć umiejętność szybkiego rozluźniania się w tego typu sytuacjach (na przykład medytując, myśląc o czymś relaksującym lub głęboko oddychając). Kontrahent powinien czuć się swobodnie i dobrze podczas rozmowy z nami, zadbajmy, aby nie zauważył naszego napięcia i zdenerwowania.
Mamy nadzieję, że dzięki powyższym wskazówkom spotkanie biznesowe zakończy się 100% sukcesem.